Pour les PME, la gestion des factures peut vite devenir une tâche complexe et chronophage. Entre les factures papier, les factures électroniques et les délais de traitement, il est facile de se sentir débordé. La facturation digitale, également appelée dématérialisation des factures, est une solution moderne et incontournable pour optimiser la gestion des factures émises et reçues, tout en évitant les erreurs. Mais pourquoi passer à la facturation électronique ?

Voici 4 bonnes raisons.

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1. Gain de temps et réduction des coûts de la facturation

La dématérialisation des factures permet aux PME de gagner un temps précieux. En numérisant et en automatisant le traitement des factures, vous réduisez le temps passé à les gérer manuellement. L’envoi des factures par voie électronique est rapide, sécurisé et diminue les risques d’erreurs. De plus, l’utilisation de factures dématérialisées élimine les coûts liés à l’impression et à l’envoi des factures papier : moins de frais d’envoi, de support papier et d’archivage physique ! 

Avec des solutions de facturation via SaaS comme un logiciel de facturation intégré à un ERP, vos factures sont transmises de manière sécurisée, évitant notamment les risques de litiges et de retards de paiement.

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2. Meilleure gestion et traçabilité des factures

 La facturation numérique offre une traçabilité renforcée en suivant facilement les factures émises et reçues. Vous pouvez ainsi savoir instantanément si une facture envoyée a été reçue, payée ou en attente. Les systèmes de gestion des factures permettent de vérifier l’intégrité des documents et de garantir l’authenticité des factures dématérialisées, ce qui est indispensable pour rester en conformité avec l’administration fiscale. 

Par ailleurs, l’archivage électronique des factures originales simplifie la conservation des documents pendant la durée légale imposée par le Code général des impôts. Ces factures sont conservées sous un format probant, ce qui évite les risques de perte ou de dégradation des documents physiques.

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3. Conformité et sécurité des factures électroniques

 L’émission de factures par voie numérique permet également de répondre aux exigences légales en matière de facturation. Les factures dématérialisées comportent les mentions obligatoires définies par la législation, tout en garantissant l’intégrité du contenu et l’authenticité de l’émetteur. 

En utilisant de plus un certificat électronique pour signer les factures numériques, vous renforcez la sécurité et la validité de vos documents. Cela facilite la gestion de la trésorerie grâce à un suivi des délais de paiement plus rigoureux et des alertes automatiques en cas de retard.

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4. Impact écologique réduit avec la facturation dématérialisée

 Enfin, la facturation électronique réduit considérablement l’utilisation de papier et contribue à la protection de l’environnement. La dématérialisation des documents comme les factures clients et fournisseurs réduit l’empreinte carbone de votre entreprise. En supprimant les factures papier, vous diminuez les déchets et les ressources nécessaires à leur production, participant ainsi à un mode de gestion écoresponsable.

Adopter la facturation numérique dans votre PME permet non seulement de gagner du temps et de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer la traçabilité et la sécurité des documents tout en respectant les obligations légales. Faites le choix de la dématérialisation et passez à un système de facturation électronique pour simplifier votre gestion financière au quotidien !

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